Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist längst kein Zukunftsthema mehr. Sie ist Realität – und sie verändert die Art, wie Unternehmen arbeiten und Entscheidungen treffen. Doch obwohl Werkzeuge wie Low-Code/No-Code, RPA und KI-Agenten heute leicht verfügbar sind, bleibt ein Problem: Wirklich strategisch und wirksam automatisieren nur wenige Organisationen.
Die Ursachen dafür sind vielfältig. Meine Beobachtungen:
- Automation und die Nutzung von Werkzeugen wie n8n, make oder PowerAutomate werden als Sandkasten-Spielereien für ein paar einzelne Use Cases angesehen
- Automation bleibt Stückwerk und das Ergebnis von Einzelinitiativen – richtig in der Fläche einer Organisation ist es häufig noch nicht angekommen
- Mit etwas Glück organisieren sich diejenigen, die das Thema wirklich operativ umsetzen untereinander – aber klare Vorgaben, übergeordnete Ziele oder auch Unterstützung gibt es wenig
- Die Macher, die Prozessoptimierer in der Organisation, müssen sich ihre Freiräume für Projekte hart erkämpfen – anstatt dass sie dafür gefeiert werden, dass sie auch andere Kolleginnen und Kollegen produktiver machen
Die Lösung: Ein Competence Center Automation & KI
Aber warum ist ein Competence Center gerade jetzt entscheidend? Und wie können Unternehmen so den Wandel von Einzelinitiativen zu strategischer Automatisierungsfähigkeit vollziehen?
📌 Warum Automatisierung oft nicht skaliert
Viele Unternehmen haben erste Automatisierungserfolge erzielt. Ein automatisierter Urlaubsantrag hier, ein digitaler Onboarding-Prozess dort – meist das Ergebnis von Wochenend-Arbeit einzelner, ambitionierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das ist gut. Denn genauso beginnt erfolgreiche Automation. Im Kleinen, mit ersten Use Cases, die funktionieren. Aber es reicht nicht!
Die Herausforderungen in der Praxis:
- 🔄 Insellösungen: Automatisierungen entstehen isoliert und lassen sich schlecht auf andere Bereiche übertragen.
- ❓ Unklare Rollen: Wer ist verantwortlich für Auswahl, Betrieb und Qualität von Automatisierungslösungen?
- 🔧 Tool-Wildwuchs: Unterschiedliche Plattformen werden parallel genutzt, ohne Standardisierung.
- 🧠 Wissenslücken: Fachbereiche sind motiviert, aber es fehlen Know-how und Unterstützung.
- ⛔ IT-Überlastung: Die IT kann nicht alle Anforderungen allein stemmen – und blockiert so ungewollt Innovation.
👉 Das Resultat: Automatisierung bleibt punktuell und wirkt nicht transformativ.
🧭 Was ist ein Competence Center Automation?
Ein Competence Center Automation (CCA) ist eine zentrale organisatorische Einheit, die das Thema Automatisierung systematisch und skalierbar aufstellt. Es schafft Klarheit über Rollen, Prozesse und Technologien – und stellt sicher, dass alle im Unternehmen davon profitieren.
Kernaufgaben eines CCA
Das CCA stellt einige wichtige Funktionen zentral bereit und gibt damit einerseits zentrale Leitplanken für alle Automation-Projekte vor. Andererseits unterstützt es auch und arbeitet wie eine interne Plattform und Wissenscommunity für Automation & KI.
- Steuerung & Governance
- Leitlinien, Sicherheitsstandards, Compliance
- Plattformstrategie & Toolauswahl
- Enablement, Wissenstransfer & Schulung
- Schulungen für Citizen Developer & Power-User
- Community-Building & Wissensaustausch
- Tooling & Architektur
- Bereitstellung und Wartung von Automatisierungsplattformen
- Integration mit bestehenden Systemen (ERP, CRM, etc.)
- Use Case Management
- Scouting, Bewertung und Priorisierung von Automatisierungsvorhaben
- Projektbegleitung & Qualitätssicherung
🤖 KI als Turbo für Automation
Automation und KI ist ein leistungsfähiges Duo. KI in der Automatisierung verändert nahezu alles. Und der eine kann aus meiner Sicht nicht ohne den anderen. Denn KI ohne Automatisierung und damit ohne (technische) Integration in Workflows bzw. Prozesse bleibt einfach nur ein isoliertes Helferlein. Hier mal ein Bild generieren, dort mal eine Mail textlich verbessern. Das ist keine konsequente KI-Nutzung in Geschäftsprozessen!
Erst die echte Verbindung von KI und Automation bringt es auf das neue Level:
- Input-Verarbeitung: KI versteht unstrukturierte Daten (z. B. E-Mails, PDFs, Sprache) und macht sie nutzbar für Automatisierungen.
- Entscheidungsfindung: KI kann in Prozessen selbstständig Entscheidungen treffen oder Empfehlungen geben.
- Interaktion: KI-Agenten können direkt mit Mitarbeitenden oder Kund:innen interagieren – in natürlicher Sprache.
- Orchestrierung: KI kann Prozesse dynamisch steuern, basierend auf Kontext, Daten und Regeln.
👉 Ein paar plakative Beispiele habe ich hier zusammengetragen.
🧱 So integrieren moderne Organisationen KI in ihr CCA
Ein modernes CCA denkt KI nicht als Add-on, sondern als integralen Bestandteil:
1. Use-Case-orientierter Einsatz
KI kommt genau dort zum Einsatz, wo klassische Regeln oder Prozesse scheitern: bei unstrukturierten Daten, Entscheidungen mit Unsicherheit oder Mensch-Computer-Interaktion.
2. „KI-Toolbox“ im CCA
Das CCA stellt KI-Bausteine bereit (z. B. Texterkennung, Sentimentanalyse, Sprachmodelle), die Fachbereiche über API oder No-Code nutzen können.
3. KI-Governance
Das CCA sorgt für einheitliche Richtlinien zu Datenschutz, Fairness, Transparenz und Qualität – zentral, aber praxisnah.
4. KI-Empowerment
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden geschult, mit KI umzugehen: Prompting, Integration in Workflows, Grenzen & Potenziale verstehen. Die Schulung erfolgt aber sehr stark über „training-on-the-job“, d.h. auf Basis echter (wenn auch erstmal kleiner) Use Cases, die im Organisationsumfeld relevant sind.
🚦 Voraussetzungen für ein funktionierendes Competence Center Automation & KI
🚀 Management-Commitment: Automatisierung braucht strategische Rückendeckung
Automatisierung ist kein Nebenprojekt. Sie verändert Abläufe, Rollen und Strukturen. Damit diese Transformation gelingt, braucht es aktives Management-Commitment – nicht nur Zustimmung, sondern strategische Rückendeckung. Wenn Führungskräfte Automatisierung als Kernbestandteil der Unternehmensentwicklung begreifen, statt als rein technisches Thema, entsteht echte Veränderungsdynamik.
🤝 Interdisziplinarität: Alle ziehen an einem Strang
Erfolgreiche Automatisierung ist Teamarbeit – im besten Sinne. IT, Fachbereiche und Change Management müssen von Anfang an gemeinsam denken und handeln. Nur wenn Prozesse ganzheitlich betrachtet werden, entstehen Lösungen, die skalierbar, sicher und akzeptiert sind. Kollaboration über Abteilungen hinweg.
🧩 Technologische Klarheit: Eine Toolstrategie mit Fokus
Technologie ist Mittel zum Zweck – und trotzdem oft Stolperstein. Wer Automatisierung vorantreibt, braucht eine klare Toolstrategie. Welche Plattformen werden zentral genutzt? Welche Anwendungsfälle gehören wohin? Tool-Wildwuchs und Plattform-Doppelungen kosten Ressourcen und schwächen die Wirkung. Klare Entscheidungen schaffen Fokus und Effizienz. Gleichzeitig ist Flexibilität und Offenheit für Neues gefragt!
📚 Enablement: Mehr als nur Tools – es geht um Menschen
Tools allein automatisieren nichts. Es sind die Menschen, diejenigen, die die Prozesse kennen, könnnen und machen. Deshalb brauchen Fachbereiche mehr als Software – sie brauchen Zeit, Wissen und Freiräume, um Automatisierungsideen selbst umzusetzen. Enablement heißt: befähigen statt blockieren. Nur so entsteht echte Veränderung aus der Mitte der Organisation. Und es heißt in Richtung Management auch: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hierfür freizuschaufeln – auch wenn es im Tagesgeschäft dann erstmal quietscht und schleift.
📊 Messbarkeit: Erfolge sichtbar machen – und feiern
Was bringt Automatisierung wirklich? Die Antwort sollte nicht nur gefühlt, sondern messbar sein. Von Zeitersparnis über Fehlerreduktion bis hin zu Mitarbeiterzufriedenheit – es lohnt sich, klare KPIs zu definieren und Fortschritte transparent zu machen. Sichtbare Erfolge motivieren, schaffen Vertrauen und zeigen: Veränderung wirkt.
✋ Fazit: Jetzt ist der Moment
Die Werkzeuge sind da. Die Notwendigkeit ist da. Und auch das Interesse in den Organisationen wächst. Was fehlt, ist ein strukturierter Rahmen, in dem Automatisierung nicht nur möglich, sondern auch organisiert, verantwortet und weiterentwickelt wird.
Ein Competence Center Automation, das KI von Anfang an mitdenkt, ist kein Nice-to-have, sondern ein Muss für alle Organisationen, die mit begrenzten Ressourcen schneller, besser und resilienter werden wollen.
Jetzt ist der Moment, diesen Schritt zu gehen.
Let’s talk about it
Ich begleite aktuell Organisationen beim Aufbau von Automatisierungsfähigkeiten – vom Konzept über Enablement bis zur konkreten Umsetzung.
Ich freue mich über einen Austausch zum Thema Competence Center Automation & KI. Steht ihr am Anfang oder gibt es schon erste Erfahrungen? Läuft es geschmeidig oder knarrt es im Gebälg?
let’s talk about: Hier ist dein direkter Weg zu mir!