Use Case - EVU Zählerwesen
Kurzbeschreibung Use Case
Stadtwerk - EEG Prozess
Aufgabe
„EEG-Prozess“ analysieren, Optimierungsmaßnahmen herausarbeiten und erste Quick-Wins realisieren. Der „EEG-Prozess“ umfasst dabei gesamte Prozesskette von Erstkontakt „PV-Interessenten“ mit Netzbetreiber über die Prozessstufen Netzportal, Kommunikation mit Kunden und Erfüllungsstrukturen, Netzplanung / -berechnung, Zählerwesen (Zählerein- und -ausbau) sowie Abrechnung und Marktkommunikation. Quick Win: Automatisierung Zählerwesen im EVU und Verbesserung der Schnittstelle zur Abrechnung.
Vorgehensweise
Das Projekt umfasste die nachfolgenden drei Phasen:
- Prozessanalyse
- Optimierungsmaßnahmen
- Quick-Wins
Prozessanalyse und Optimierungsmaßnahmen
Projektauftakt und erster wichtiger Schritt war eine Prozessanalyse entlang der gesamten Prozesskette. In mehreren Workshops mit den Prozess-Stakeholdern aus den Bereichen Netz (Strom), Zählerwesen (Strom) und Abrechnung wurde der Ist-Prozess aufgenommen. Dies erfolgt pragmatisch mithilfe geeigneter kollaborativer Werkzeuge – insbesondere MIRO-Board, um schnell und effektiv einen guten Dokumentationsstand zu erreichen. Schwerpunkte lagen dabei auf Schnittstellen, Daten und beteiligten Systemen / Tools. Im Ergebnis wurde eine Prozesslandkarte „EEG“ erstellt, die den relevanten Gesamt-Prozess End-to-End abgebildet hat. Hierdurch wurde die Transparenz für alle Prozessbeteiligten erhöht und die Basis gelegt, um Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.
In der anschießenden Analyse der Optimierungsmaßnahmen konnten mit Rückgriff auf die Erkenntnisse aus der Prozessanalyse verschiedene Maßnahmen identifiziert und beschrieben werden. Dabei lässt sich direkt im Prozessablauf auch nachvollziehen, an welchen Stellen der Prozess optimiert werden sollte. Das wirklich Wertstiftende für alle Beteiligten ist hierbei, dass alle (häufig auch schon bekannten) Ansätze übersichtlich dargestellt werden. Denn grundsätzlich wissen die Projekt-Stakeholder sehr gut, wo Verbesserungen möglich und auch nötig sind. Aber: Diese Dinge müssen halt schon an die Oberfläche gebracht werden!
Als wichtiges Zwischenergebnis lag damit das Big-Picture für Prozesse und Optimierungsmaßnahmen vor. In einem Priorisierungs-Workshop konnten alle Maßnahmen nochmal mit Blick auf Aufwand, Effekt und Dringlichkeit priorisiert werden.
Big-Picture Prozesse und Optimierungs-Maßnahmen
Quick-Win: Automatisierung Zählerwesen Strom - Zählererfassungsbogen
Großes Optimierungspotenzial wurde beim Bestandsprozess an der Schnittstelle zwischen Zählerwesen und Abrechnung erkannt. Im Status quo haben die Zählermonteure den Ein- und Ausbau von Zählern handschriftlich in die Geräteerfassungsbögen eingetragen. Diese handschriftlich ausgefüllten Formulare wurden anschließend eingescannt und an die relevanten Abteilungen (insb. Abrechnung) vermailt. Dieser Prozess war langsam und auch fehleranfällig.
Im Rahmen der Umsetzung wurde dieser Teil des Gesamtprozesses nun automatisiert. Als Automatisierungs- und Integrationswerkzeug wurde dabei auf PowerAutomate von Microsoft gesetzt, denn dieses Tool ist bei Office365 bereits „on-board“ und das Stadtwerk hatte bereits positive Erfahrungen mit PowerAutomate an anderer Stelle gemacht.
Konkret wurden vier Flows entwickelt, die nun täglich im Zählerwesen Strom eingesetzt werden und den Prozess-Alltag erleichtern und beschleunigen:
- Automatische Kundenordnerstruktur erstellen
- Geräteerfassungsbogen über ein Formular direkt digital befüllen, automatisch PDF generieren und Ablage (mit Versionierung)
- Individualisierte Mail an verschiedene Adressaten
- Automatische Ablage von Zählerbildern
Geräteerfassungsbogen (Strom-Zähler / -Messeinrichtungen) vor und nach der Prozess-Automatisierung
Notification via Teams und E-mail
Die automatisierten Workflows generieren automatische Notification, z.B. in MS-Teams. Hier werden die Zählermonteure über alle angestoßenen Flows informiert. So behalten die Monteure den Überblick und haben eine Kontrolle, dass ihre Flows fehlerfrei ausgeführt wurden. Ebenfalls automatisiert erfolgen die Mails an das Abrechnungs-Team. Hierbei werden alle relevanten Dokumente des Zählerkunden automatisch als Attachment an die E-mails gehängt. Im E-mail-Body werden auch alle relevanten Informationen aus der Zählerbewegung aufgeschlüsselt, so dass diese Informationen in der Abrechnung leicht und strukturiert weiterverarbeitet werden können.
Vorteile & Take-aways
Es konnte unverzüglich mit der Umsetzung der Automatisierung begonnen werden, weil hier bewusst nur Tools zum Einsatz kamen, die bereits vorhanden waren, insbesondere
- PowerAutomate als Workflow- und Integration-Tool zur Abbildung der Flows
- Sharepoint-Listen als visuelle Datenbank zur Ablage von Zählerkundenstammdaten sowie Zählerstamm- und Bewegungsdaten
- Teams, Outlook und Word aus dem Office365-Universum
Die automatisierten Flows können – mit kleinen Anpassungen – an anderen Stellen im Unternehmen wiederverwertet werden. Denn die Automatisierungskomponenten (Datenablage, Formulare in ein Word „populaten“ und in ein PDF konvertieren, Notifications) sind in vielen Prozessen sehr ähnlich.
Das Team spart darüber hinaus mehrere Minuten Zeit pro Vorgang, da insbesondere das lästige Einscannen, die Datenablage und das manuelle Versenden von Mails entfällt und über einen Knopfdruck pro Flow erledigt ist. Eingabefehler können natürlich immer entstehen – egal ob ich handschriftlich oder maschinell Daten erfasse. Allerdings reduziert sich die Fehlerquote auf der Abrechnungsseite, denn die Daten liegen nun strukturiert vor und nicht mehr handschriftlich (mit all den Interpretationsspielräumen, die handschriftlich eingetragene Zählerinformationen beinhalten!).
Anleitung zum Selbermachen
Am Ende des Beratungsprozesses soll nicht nur ein funktionierender automatisierter Prozess stehen, sondern die Prozessbeteiligten sollen zunehmend in die Lage versetzt werden, ggf. erforderliche Anpassungen an diesen Prozessen selbstständig einzuarbeiten oder sogar weitere Prozesse eigenständig zu automatisieren. Daher spielt die Anleitung zum Selbermachen eine große Rolle! Im Rahmen des Projekts ist eine sehr umfangreiche Dokumentation entstanden, die eine Schritt-für-Schritt-Anleitung der realsierten Flows beinhaltet – mit hilfreichen Screenshots und ganz viel Erklärung.
Umfangreiche Dokumentation – sowohl in der Übersicht (links) als auch als Schritt-für-Schritt-Anleitung (rechts)
Interessant?
Habt ihr Interesse an einem Austausch zu diesem oder anderen Use-Cases? Könnte bei euch auch ein Quick Win – Automatisierung Zählerwesen im EVU spannend sein? Oder ein anderes Automatisierungsthema?Oder soll ich mal den Kontakt zu meinem Kunden aus diesem Use-Case herstellen, damit ihr euch dort über meine Arbeit informiert? Dann freue ich mich über eure Kontaktaufname!
Kontakt
Smart Process Automation • Consulting
Wie starten wir? Natürlich mit einem Gespräch! In einem kurzen Austausch identifizieren wir, wo und wie wir eure Prozesse auf das nächste Level bringen! Klar. Pagmatisch. Umsetzungsorientiert.