Ein Praxisbeispiel: Wie ein analoger Formularprozess zur digitalen Effizienzfalle wurde – und was wir dagegen getan haben
In vielen Unternehmen existieren sie noch: altbewährte, aber hochgradig manuelle Prozesse. Oft sind es Routineaufgaben, die nie hinterfragt wurden – oder deren Digitalisierung als „zu aufwändig“ gilt.
Ein Beispiel aus einem Projekt zeigt, wie groß das Automatisierungspotenzial tatsächlich ist – und warum gerade einfache, wiederkehrende Prozesse lohnenswerte Automatisierungsziele sind.
Ausgangssituation: Ein analoger Geschäftsprozess in fünf Schritten
Ein Kunde von mir hatte einen Prozess zur Formularbearbeitung, der folgendermaßen ablief:
- Formular online ausfüllen
- Formular ausdrucken
- Unterschriebenes Formular einscannen
- Manuell per E-Mail verschicken
- In internen Ordnern oder Systemen ablegen
Ein Prozess, der sich auf den ersten Blick nicht besonders komplex anhört. Aber bei über 100 Formularen pro Monat ergibt sich ein erheblicher Aufwand – nicht nur in Minuten, sondern in Fehlerquellen, Frustration und verlorener Zeit.
Die typischen Probleme im Überblick
Der Prozess verursachte gleich mehrere bekannte Schwachstellen:
- Hoher manueller Aufwand
Jeder einzelne Schritt musste von einer Person bearbeitet werden – teils mehrfach. - Schwankende Prozessqualität
Je nach Mitarbeiter, Wochentag oder Deadline lief der Ablauf unterschiedlich zuverlässig. - Geringe Motivation der Mitarbeitenden
Die beteiligten Personen empfanden den Ablauf als „Monkey Work“ – also wenig wertschöpfend und demotivierend.
Die Lösung: Automatisierung mit Microsoft Power Automate
Gemeinsam haben wir den gesamten Prozess mithilfe von Microsoft Power Automate neu aufgebaut – schlank, digital und nahezu vollständig automatisiert.
Der neue Ablauf:
- Das Formular wird digital ausgefüllt und automatisch in ein PDF umgewandelt
- Die digitale Unterschrift erfolgt direkt im Browser
- Nach dem Absenden wird das Dokument automatisch:
- an die zuständigen Personen per E-Mail weitergeleitet
- in der digitalen Ablage korrekt einsortiert
- im CRM oder ERP-System dokumentiert
Ergebnis: Kein Drucken, kein Scannen, kein Suchen – keine Medienbrüche.
Das messbare Resultat
Bei den vorhandenen Fallzahlen (100+ Durchläufe pro Monat) ergibt sich durch die Automatisierung ein Produktivitätsgewinn von über zwei Arbeitstagen pro Monat – allein durch den Wegfall der manuellen Bearbeitung. Demgegenüber stehen laufende „Toolkosten“ von unter 20,00 € monatlich.
Aber nicht nur das:
- Die Prozessqualität ist nun konstant hoch
- Es gibt klare Verantwortlichkeiten und automatische Eskalationen
- Die Beteiligten haben wieder Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten
Warum Prozessautomatisierung gerade jetzt entscheidend ist
Der Fall zeigt exemplarisch, warum die Automatisierung von Standardprozessen kein „Nice-to-have“ mehr ist, sondern ein echter Wettbewerbsfaktor – gerade im Mittelstand.
1. Fachkräftemangel
Jede Stunde, die nicht mit repetitiven Aufgaben vergeudet wird, steht für Kundenkontakt, Entwicklung oder Innovation zur Verfügung. Automatisierung ist damit eine direkte Antwort auf fehlende Kapazitäten.
2. Skalierbarkeit
Ein gut automatisierter Prozess kann bei steigendem Aufkommen mitwachsen, ohne dass personelle Ressourcen im gleichen Maße mitwachsen müssen.
3. Kosteneffizienz
Jede eingesparte Minute reduziert Prozesskosten und schafft Spielräume für andere Investitionen.
4. Standardisierung & Qualität
Automatisierte Prozesse laufen konsistent – unabhängig von Tagesform, Personalwechsel oder Arbeitsdruck.
Das Besondere: Automatisierung ist heute zugänglicher denn je
Viele moderne Tools wie Microsoft Power Automate, Make, Zapier oder n8n setzen auf No-Code oder Low-Code. Das bedeutet:
- Keine Programmierkenntnisse erforderlich
- Einfache visuelle Workflows per Drag-and-Drop
- Schnelle Umsetzung mit minimaler IT-Abhängigkeit
Dadurch können sich Teams inzwischen selbstständig ihre eigenen Workflows aufbauen und verbessern – mit etwas Schulung und Guidance sogar abteilungsübergreifend.
Fazit: Automatisierungskompetenz gehört in jede Organisation
Die Fähigkeit, Prozesse eigenständig zu erkennen, zu hinterfragen und zu automatisieren, wird zu einer Kernkompetenz einer smarten Arbeitswelt – quer durch alle Branchen und Unternehmensgrößen.
Mein Rat: Klein beginnen. Aber beginnen.
Denn in vielen Unternehmen warten genau diese Prozesse darauf, endlich einfacher zu werden.