Orientierungshilfe für Fachbereiche, Projektteams und alle, die loslegen wollen
„Welches Tool sollen wir für die Prozessautomatisierung nehmen?“ Das ist auf den ersten Metern eine der meist gestellten Fragen. Und meine ehrliche (und auf den ersten Blick unbefriedigende) Antwort ist: „Es kommt darauf an.“
Denn die beste Lösung hängt stark vom Use Case, von den vorhandenen Systemen und vom Team ab. Genau deshalb lohnt sich ein kurzer Blick auf die Grundlagen – und auf ein paar Klassiker unter den Tools.
🎯 Was ist eigentlich Prozessautomatisierung?
Bevor es um Tools geht, lohnt ein gemeinsames Verständnis:
Prozessautomatisierung bedeutet nicht, alles zu digitalisieren. Es geht darum:
- wiederkehrende Aufgaben zu digitalisieren
- Daten automatisch zwischen Systemen zu bewegen
- Abläufe durch Regeln oder KI-Agenten zu steuern
Klingt abstrakt? Im Alltag bedeutet das:
Keine Copy-Paste-Excel-Tabellen mehr, kein E-Mail-Ping-Pong, keine verlorene Info, von der es schön wäre, wenn sie jemand verschickt hätte. Sondern klar definierte, digital ausführbare Schritte.
🧭 Die 5 wichtigsten Kriterien bei der Toolwahl
Die Toolfrage lässt sich leider nicht einfach und auch nicht einmalig beantworten. Sie ist eine Dauerfrage, die sich bei veränderten Rahmenbedingungen (neue Anforderungen, neue Prozesse, neuer Skalierungsbedarf, …) auch wieder von Neuem stellen kann. Hier sind die Kriterien, die aus meiner Sicht in der Praxis wirklich zählen:
1. Ich kenne jemanden, der jemanden kennt …
Ist ein Automation-Tool schon irgendwo in der Organisation im Einsatz? Dann kann es total sinnvoll sein, zumindest die ersten Automations auch genau damit zu bauen. Und damit immer einen Fall-Back zu haben und die Hilfe von nebenan.
2. Komplexität
Reicht ein einfacher Ablauf oder braucht es bedingte Logik, Schleifen, Ausnahmen, API-Steuerung oder auch etwas KI-Magie?
3. Integration
Welche Systeme müssen angebunden werden (CRM, ERP, E-Mail, Datenbanken)? Gibt es dafür fertige Schnittstellen bzw. Konnektoren, die von den Automation-Tools angeboten werden (denn das macht es einfacher und schneller – gerade für Anfänger ohne technischen Hintergrund daher ein wichtiges Entscheidungskriterium)?
4. Datenschutz
Wo wird verarbeitet? Cloud? Europa? On-Prem? DSGVO-konform? Das ist besonders bei sensiblen Prozessen entscheidend oder je nachdem, welche (IT-)Vorfestlegungen schon existieren.
5. Governance
Wie viel Kontrolle braucht eure IT? Müssen Freigaben erfolgen? Wer darf was automatisieren? Muss ein bestimmtes Rollenkonzept berücksichtigt werden? An welchen Stellen wäre euer Toolzugang begrenzt?
6. Skills
Wie tech-affin bist du bzw. ist euer Team? Reicht Drag & Drop? Oder läuft da die ein oder andere herum, die bereits erste Berührungspunkte mit Themen wie API, JSON, Python-Script hatte?
🚀 Mein grundsätzlicher Tipp:
Startet klein, lernt das Prinzip – und skaliert erst dann. Lieber ein simples Tool richtig gut nutzen, als in komplexen Plattformen untergehen.
Für die erste Orientierung: die aus meiner Sicht relevanten Tools im Überblick
⚙️Power Automate
„. Ist ja eh in Office365 dabei – kann ja nicht schaden.“
Das höre ich oft. Und ehrlich gesagt, ist das ein valides Argument. Power Automate hat viele Stärken, vor allem im Microsoft-Umfeld.
✅ Die Vorteile:
- Nahtlose und auch gute Integration in die Microsoft-Welt
- Governance & Kontrolle für die IT
- Visuelles Drag & Drop – auch für Nicht-Techniker*innen
- Falls Microsoft User: Oft ohne Zusatzkosten im Office-Paket enthalten
- Preismodell differenziert nicht nach Anzahl Workflows oder Anzahl Operationen
❌ Die Schattenseiten:
- Migration zu anderen Tools ist schwierig
- Viele interessante Funktionen (z.B. Word erstellen, Word in PDF konvertieren) erst in Premium-Paketen
- Eingeschränkte Flexibilität bei individuellen Anforderungen
- Nicht ideal für hochfrequente Prozesse oder APIs
- Debugging und Fehlersuche können aufwändig sein
Fazit:
Ideal für Standard-Workflows in Microsoft-Umgebungen. Aber: Wird’s komplexer, wird’s ungemütlich.
🔧 Make.com
Make (ehemals Integromat) ist ein visuelles Automatisierungstool, das enorm viel Freiheit bietet – ohne Code schreiben zu müssen. Es eignet sich perfekt für smarte, datengetriebene Prozesse – und ist in vielen Stadtwerken und Mittelstandsprojekten längst im Einsatz.
✅ Stärken:
- Flexibles visuelles Interface mit Daten-Preview
- Sehr breite Integration mit Drittanbietern
- Gute API-Anbindungsmöglichkeiten
- Faire Preisstruktur
- Ideal für ambitionierte Fachbereiche
❌ Schwächen:
- Benötigt etwas Einarbeitung – vor allem bei komplexeren Szenarien
- Preismodell u.a. von Anzahl der durchgeführten Operationen abhängig
- Dokumentation & Support nicht so umfangreich wie bei Microsoft
Fazit:
Ein extrem starkes Tool für alle, die nicht nur Microsoft, sondern auch andere Plattformen und APIs integrieren wollen. Sehr beliebt bei Citizen Developern – besonders mit etwas Tech-Affinität. Aber in der Energiewirtschaft kann je nach Einsatzfeld (z.B. überall wo ich etwas mit Zeitreihen mache – Stichwort Lastgang :-)) die Anzahl der Operationen schnell in die Höhe getrieben werden und das kann dann schnell im direkten Vergleich zu PowerAutomate „teuer“ werden.
🧩 n8n
n8n ist ein leistungsstarkes, quelloffenes Automatisierungstool, das besonders bei technisch versierten Citizen Developern, IT-nahen Fachbereichen oder internen Entwicklerteams beliebt ist. Also eher für Fortgeschrittene – zumindest für alle die, die nicht so schnell aufgeben …
Es verbindet ein visuelles Interface mit der Möglichkeit, komplexe Logik, APIs und Datenverarbeitung sehr präzise zu steuern – lokal/self-hosted oder n8n-gehostet.
✅ Stärken:
- Open Source & selbst hostbar → volle Kontrolle & DSGVO-konform
- Sehr flexibel, keine Tool-Grenzen wie bei Make oder Power Automate
- Erweiterbar mit eigenen Code-Elementen und Logik
- Aktive Entwickler-Community & schnelle Weiterentwicklung
❌ Schwächen:
- Einarbeitung notwendig – nichts für Einsteiger oder „einfach mal klicken“-Automationen
- Technischer Betrieb (Hosting, Wartung) kann zusätzliche Ressourcen erfordern
Fazit:
Ideal für Teams mit Tech- oder Dev-Erfahrung, die maximale Flexibilität und volle Datenhoheit wollen. Wer bereits erste Automatisierungen gemeistert hat und nicht mehr gegen Tool-Grenzen stoßen möchte, findet in n8n eine äußerst mächtige Plattform. Also für die „Geübten“ ein klarer Tip: n8n (Open Source, lokal oder gehostet) bietet maximale Flexibilität und Self-Hosting – aber auch mehr technische Tiefe.
Zapier – der Vollständigkeit halber
Zapier war lange der Klassiker unter den No-Code-Automatisierungstools – vor allem in internationalen Start-ups, Agenturen und Marketing-Teams.
Warum ich es selber nicht nutze, und daher auch keine Pro-Empfehlung aussprechen kann:
- Datenschutz: Hosting außerhalb der EU macht Zapier für viele sensible Anwendungsfälle nicht DSGVO-konform einsetzbar
- Limitierte Flexibilität – sobald Logik oder Datenverarbeitung komplexer wird, stößt man schnell an Grenzen
- Aber: Ziemliche viele vorgefertigte Integrationen machen es auch nicht uninteressant, falls ihr meiner Begründung oben nicht folgt ….
Fazit:
Zapier kann für einfache Automationen mit US-Tools eine Option sein – in deutschen Organisationen, speziell mit Blick auf Datenschutz und Integrationen, gibt es meist bessere Alternativen.
🧠 Also: Welches Tool ist das richtige?
Das hängt davon ab, was ihr wirklich braucht – und was euer Team leisten kann.
| Team/Umgebung | Empfehlung |
| Microsoft-only & klassisch | Power Automate |
| Top-UX & flexibel (und nicht zuuuuu viele Operations) | Make.com |
| Tech-affin, für eine gute Lösung auch mal 100m mehr gehen | n8n |
| Einstieg & schnelles Lernen | Power Automate oder Make |
Starte klein – aber mit einem klaren Ziel. Und hol dir Support, wenn du merkst, dass die ersten Schritte klemmen.
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