Warum überhaupt jetzt starten?
- No-Code-Automatisierung boomt – Tools wie Make, Power Automate oder n8n machen Automatisierung für Nicht-Entwickler zugänglich.
- Suchanfragen (google trends) zu „Prozessautomatisierung“ steigen, vor allem in Kombination mit „KI“.
- Fluktuation und Fehlzeiten steigen dramatisch an – gleichzeitig sind neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schwierig zu kriegen (Fachkräftmangel)
Das Schöne: Die Einstiegshürden für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung waren noch nie so niedrig! Trotzdem gilt: ein strukturierter Einstieg ist entscheidend. Dabei haben sich die folgenden sieben Schritte bewährt – insbesondere für diejenigen, die jetzt zum ersten Mal „richtig“ in das Thema einsteigen wollen.
7 Schritte zum automatisierten Prozess-Alltag
1. Prozessidentifikation: Wo fängt man überhaupt an?
Ziel ist es nicht, gleich das ganze Unternehmen zu automatisieren – sondern die Prozesse zu finden, bei denen das Verhältnis von Aufwand zu Nutzen stimmt.
Typische Merkmale für gute Startprozesse:
- Laufen immer nach demselben Schema („Copy & Paste“-Feeling)
- Manuelle Übertragungen, Excel-Tabellen, Mail-Pingpong
- Beteiligung mehrerer Personen ohne klaren Übergabepunkt
- Keiner hat Spaß an diesem Prozess (und trotzdem ist er wichtig)
💡 Tipp: Frage also dich selbst oder dein Team, was regelmäßig nervt, unnötig lange dauert und insbesondere immer wieder nach dem gleichen, wiederkehrenden Schema läuft.
2. Prozessbewertung: Was lohnt sich wirklich?
Sortiere identifizierte Prozesse nach zwei Achsen:
- Automatisierungspotenzial (Effekt): Wieviel Zeit, Fehler, Aufwand könnt ihr sparen?
- Komplexität / Kritikalität: Wie aufwändig ist die Umsetzung, wie riskant wäre ein Fehler?
Einfaches Beispiel:
| Einfach umzusetzen | Komplex umzusetzen | |
| Wenig Nutzen | Eigentlich nein! Vielleicht ein kleines „ja“ zu reinen Trainingszwecken | Das kannst du ganz weit weglegen. Hört sich nach Rohrkrepierer an. |
| Hoher Nutzen | ✅ Startprozesse! Hört sich ideal für ein Anfangs-Projekt an. | ⚠️ Finger weg – später vielleicht mal rantrauen. |
So findest du schnell Quick Wins – also die Prozesse, die schnell messbare Erfolge liefern, ohne direkt die IT in Panik zu versetzen. Und insbesondere auch, um dem Management das Gefühl zu geben: Ah ja … so läuft das. Könnte ja doch ein guter Hebel dahinter stecken.
3. Prozessauswahl: Nicht den Endgegner wählen
Viele Teams machen den Fehler, gleich mit „dem großen Ding“ zu starten, das dann die folgenden Eigenschaften mitbringt: viele Prozess-Stakeholder, Wirrwarr an beteiligten Systemen und Tools (am besten proprietär), undurchsichtige Regelungen und der Prozess-Ablauf füllt ganze Bücher.
Besser:
- Fange mit einem Teilprozess an
- Gern aus deinem eigenen Bereich
- Erfolgsfaktoren: Geringe Abhängigkeiten, klare Daten, klarer Ablauf
💡 Tipp: Wenn du den Prozess nicht auf eine DIN-A4-Seite zeichnen kannst, ist er für den Start zu groß.
4. Tool-Setup & Lernkurve: Erste Schritte mit Make oder Power Automate
Wenn du (noch) keine Tools kennst, hier ein einfacher Einstieg:
| Tool | Vorteil | Für wen geeignet |
| Make.com | Sehr visuell, flexibel, viele Templates | Einsteiger mit Cloud-Systemen |
| Power Automate | Office 365-nah, oft schon vorhanden | Organisationen mit MS-Fokus |
| n8n | Open Source, selbst hostbar, skalierbar | Fortgeschrittene, Tech-affin |
💡 Tipp 1: Einfach mal auf YouTube „Make Tutorial + [dein Use Case]“ suchen – das spart dir Stunden.
💡 Tipp 2: Schau mal hier auf meinen Blogartikel, der gibt eine gute erste Übersicht zu den drei oben genannten Tools.
5. Templates checken: Gibt’s das schon fertig?
Bevor du Prozesse selbst baust, schau, ob es ein vorgefertigtes Template gibt.
Viele Tools bieten:
- CRM-Eintrag nach Formular
- PDF-Generierung aus Formularfeld
- E-Mail-Benachrichtigung bei Statusänderung
- u. v. m.
Nutze Templates, um schnell Ergebnisse zu liefern – und diese später bei Bedarf anzupassen. Du findest die Templates beim jeweiligen Toolanbieter (also Microsoft, Make, n8n, …) oder auch bei GITHub!
6. Automatisieren – aber strukturiert
Jetzt geht’s los. Nimm deinen ersten Prozess, und:
- Zeichne ihn auf (Post-its, Whiteboard, MIRO (nutze ich sehr gerne!), …)
- Gehe Schritt für Schritt durch, als wärst du selbst die Maschine
- Ersetze manuelle Schritte mit Automatisierungen
- Teste – mit echten Daten, aber geringem Risiko
- Optimiere: Kürzer? Schlanker? Mehr Infos?
💡 Tipp: Nicht digitalisieren, was schon vorher schlecht war. Erst hinterfragen – dann automatisieren.
7. Dokumentieren – jetzt schon!
Dokumentation nervt. Gerade am Anfang, wo du naturgemäß die ein oder andere Sackgasse entlangläufts, ist Dokumentation immer der Spaß-Killer. Aber es ist vom ersten Moment an mega-wichtig. Warum?
- Du wirst später nicht mehr wissen, was du gemacht hast
- Viele Flows lassen sich prima – manchmal auch nur leicht angepasst – in einem neuen Prozesskontext verwenden
- Daher wächst mit jedem selbstgebautem Flow deine eigene Prozess-Bibliothek und deine eigenen Automatisierungs-Templates
- Denn es gilt: Wiederverwendbarkeit = Zeitersparnis
- Andere sollen das nachbauen oder übernehmen können
Was sollte rein?
- Ziel des Prozesses
- verwendete Tools und Schnittstellen
- Eingaben, Ausgaben
- Ausnahmen & Workarounds
- Wer nutzt das? Wer darf es verändern?
FAQ: Häufige Beginner-Fragen zur Prozessautomatisierung
1. Welches Tool ist das richtige für mich?
Kommt auf dein System-Setup an: IT-Ressourcen, DSGVO wichtig → n8n // Microsoft 365 Umgebung → Power Automate // top-UX, einfacher Einstieg, breites App-Setup → Make
2. Muss ich programmieren können?
Nein – bei Make oder Power Automate reichen Logikdenken & Tutorials. n8n erfordert etwas mehr technisches Verständnis – ist aber extrem mächtig.
3. Wie messe ich den Erfolg meiner Automatisierung?
Zeitersparnis (z. B. 2 Std. pro Woche) // Fehlerreduktion (weniger manuelle Übertragungsfehler) // Geschwindigkeit (z. B. statt 1 Tag = 2 Minuten)
4. Wie verhindere ich Chaos bei vielen Automationen?
Jedes Projekt benennen & nummerieren. Alles dokumentieren – egal wie sehr es nervt. Change-Prozess definieren, d.h. es muss klar sein, was passiert, wenn ein Prozess angepasst werden muss (Test, Debugging, Produktivsetzung, Dokumentation). Und archiviere stets die Versionsstände (z. B. Screenshots oder Exporte) – sonst ärgerst du dich später schwarz.
5. Brauche ich ein bestimmtes organisatorisches Setup?
Jetzt fängst du erstmal an! Wenn ihr das in eurer Organisation aber langfristig auf solide Beine stellen wollt, müsst ihr Prozessautomatisierung auch organisatorisch unterfüttern. Hier empfehle ich dir meine Gedanken zum Competence Center Automation & KI
Fazit: Starte einfach – aber zumindest mit einem kleinen Plan
Der Einstieg in Prozessautomatisierung mit No-Code & KI ist keine Raketenwissenschaft – aber ohne Struktur droht Chaos.
Nimm dir Zeit für:
- Die richtige Prozesswahl
- Das passende Tool
- Eine saubere Dokumentation
Dann kannst du mit jedem Schritt selbstbewusster skalieren.
Du willst dir Zeit sparen und gleich effizient starten?
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